Kaip efektyviai valdyti mažo verslo finansus Kaune: praktiniai patarimai pradedantiesiems verslininkams

Kodėl finansų valdymas yra pagrindas, o ne priedas

Kai pradedi verslą Kaune, dažnai galvoji apie produktą, klientus, rinkodarą – bet finansų valdymas lieka kažkur fono triukšme. Tai viena didžiausių klaidų, kurią mačiau dirbdamas su pradedančiais verslininkais. Finansai nėra tik skaičiai Excel lentelėje – tai tavo verslo širdies ritmas, kuris rodo, ar viskas veikia sveiką, ar reikia skubios pagalbos.

Kaune veikiančių mažų verslų statistika rodo, kad apie 40% įmonių neišgyvena pirmųjų trejų metų. Dažniausiai ne dėl blogos idėjos ar produkto, o dėl chaotiško pinigų valdymo. Verslas gali turėti užsakymų, bet jei nežinai, kada pinigai ateina ir išeina, gali atsidurti situacijoje, kai neturi kuo sumokėti nuomos ar darbuotojų atlyginimų.

Finansų valdymas pradedančiam verslininkui nėra raketų mokslas. Tai paprasčiausiai disciplina ir keletas aiškių įpročių, kuriuos reikia įdiegti nuo pirmos dienos. Ne po mėnesio, ne kai „viskas sustos” – būtent dabar, kai skaitai šį straipsnį.

Atskirk asmeninius ir verslo pinigus – rimtai

Skamba savaime suprantama, bet būtent čia dauguma suklumpa. Matau verslininkus, kurie perka kavą verslo kortele, o verslo sąskaitas apmoka iš asmeninės. Po metų buhalteriui tenka spręsti galvosūkį, kas yra kas.

Pirmas žingsnis – atsidaryti atskirą verslo sąskaitą. Kaune tai padaryti nesudėtinga, dauguma bankų turi specialius pasiūlymus mažam verslui. Revolut Business, Paysera, SEB, Swedbank – pasirinkimų yra. Neskubėk rinktis pigiausios, pažiūrėk, kokios funkcijos tau reikalingos: ar reikės užsienio valiutų operacijų, kiek mokėjimų per mėnesį planuoji, ar nori integracijos su apskaitos programomis.

Kai turėsi atskirą sąskaitą, laikykis vienos taisyklės: visi verslo pinigai eina per verslo sąskaitą. Visi. Jei reikia pinigų asmeniniams poreikiams, pervedi sau atlyginimą ar dividendus – oficialiai, su dokumentais. Taip po pusmečio žinosi tiksliai, kiek verslas uždirba, o ne spėliosi, kur dingo tie 500 eurų.

Dar vienas praktiškas patarimas – nusistatyk sau fiksuotą „atlyginimą” iš verslo. Net jei esi vienintelis darbuotojas. Tai padeda suprasti, ar verslas iš tikrųjų pelningas, ar tu tiesiog išgyveni iš kapitalo, kurį įdėjai pradžioje.

Apskaitos sistema, kuri neišves iš proto

Buhalteriją galima tvarkyti trimis būdais: pats, su programa, arba samdant buhalterį. Kaune veikia daug buhalterinių paslaugų įmonių, kainuoja nuo 50 iki 200 eurų per mėnesį, priklausomai nuo operacijų kiekio.

Jei tavo verslas paprastas – parduodi prekes ar paslaugas, neturi daug darbuotojų – galima pradėti su programa kaip „Mano BUHALTERĖ” ar „Rivilė”. Jos pritaikytos Lietuvos mokesčių sistemai, automatiškai generuoja reikiamus dokumentus ir primena apie mokesčių mokėjimo terminus. Kaina apie 15-30 eurų per mėnesį, investicija visiškai apsimokanti.

Bet štai ką svarbu suprasti: programa nepadarys visko už tave. Tu vis tiek turi įvesti duomenis, prisegti sąskaitas, patikrinti, ar viskas teisingai. Tai kaip GPS navigacija – ji parodo kelią, bet vairuoti vis tiek turi pats.

Jei verslas sudėtingesnis – importuoji prekes, dirbi su PVM, turi kelis darbuotojus – geriau iš karto samdyti buhalterį. Bent jau konsultantą, kuris padės viską teisingai nustatyti. VMI klaidos gali kainuoti daug brangiau nei buhalterio paslaugos.

Dar vienas dalykas, kurį dažnai pamiršta – dokumentų archyvavimas. Sąskaitas, sutartis, mokėjimo patvirtinimus reikia saugoti. Sukurk paprastą sistemą: aplanką Google Drive ar Dropbox, kur viską sudedi pagal mėnesius. Kai po metų reikės kažko ieškoti, padėkosi sau.

Pinigų srautų prognozavimas – tavo verslo radijas

Čia ta vieta, kur dauguma pradedančių verslininkų visiškai nepasikliauja. Pinigų srautų prognozė (cash flow forecast) skamba bauginančiai, bet iš tikrųjų tai paprasta lentelė, kur užsirašai, kada tikisi gauti pinigų ir kada reikės mokėti.

Padaryk paprastą Excel ar Google Sheets lentelę. Kairėje pusėje – savaitės ar mėnesiai, viršuje – dvi skiltys: „Pinigai įeina” ir „Pinigai išeina”. Įrašyk viską, ką žinai: kada klientas pažadėjo sumokėti, kada reikia mokėti nuomą, kada ateina mokesčių mokėjimo terminas.

Kodėl tai svarbu? Nes gali būti pelningas ant popieriaus, bet neturėti pinigų sąskaitoje. Pavyzdžiui, išrašei sąskaitą 1000 eurų už projektą, bet klientas mokės po 30 dienų. O nuomą reikia mokėti už savaitės. Jei nežinai šito iš anksto, gali atsidūrti nepatogumoje.

Kaune veikiantys verslai dažnai susiduria su mokėjimo terminų problema. Klientai moka ne iš karto, tiekėjai reikalauja avanso, nuoma mokama mėnesio pradžioje. Pinigų srautų prognozė padeda matyti, kada gali atsirasti „skylė” ir pasiruošti – susitarti su tiekėju dėl vėlesnio mokėjimo, paprašyti kliento avanso, arba turėti rezervą sąskaitoje.

Atnaujink šią prognozę bent kartą per savaitę. Užtrunka 10 minučių, bet sutaupo begalę nervų ir padeda priimti geresnius sprendimus.

Kaštų kontrolė be fanatizmo

Yra du kraštutinumai: verslininkai, kurie leidžia pinigus viskam, ir tie, kurie bijo išleisti eurą net būtiniems dalykams. Sveikas kaštų valdymas yra kažkur per vidurį.

Pirmiausia, suskirstyk kaštus į tris kategorijas: būtini (nuoma, komunaliniai, mokesčiai), svarbūs verslui (įranga, žaliavos, rinkodara), ir „gražu turėti” (nauja kėdė, brangesnis telefonas, papildomi įrankiai). Pirmąsias dvi kategorijas valdyk atidžiai, trečią – tik kai verslas stabiliai uždirba.

Kaune veikiančiam verslui yra daug galimybių sutaupyti neprarandant kokybės. Biuro erdvė – nebūtina nuomotis prestižinėje vietoje, jei klientai pas tave neateina. Yra koworking erdvių, kur gali turėti darbo vietą už 100-150 eurų per mėnesį. Arba dirbi iš namų, kol verslas neužaugo.

Įranga – nebūtina pirkti naujausio modelio. Naudota, bet kokybė įranga dažnai atlieka tą patį darbą už pusę kainos. Facebook grupėse „Parduodu Kaune” ar „Verslo įranga” galima rasti gerų pasiūlymų.

Bet yra dalykų, kur taupyti neverta. Buhalterija – jei nesigaudai, geriau mokėk specialistui. Teisinės konsultacijos – geriau sumokėti 100 eurų už sutarties peržiūrą nei vėliau spręsti teisme. Kokybė, kurią parduodi klientams – čia taupymas atsigręš.

Dar vienas patarimas – peržiūrėk savo prenumeratas ir pasikartojančius mokėjimus kas kelis mėnesius. Dažnai užsisakome įrankių, programų, paslaugų, o paskui jomis nebenaudojamės, bet toliau mokame. 20 eurų čia, 30 ten – per metus susidaro.

Mokesčiai ir VMI – draugas, ne priešas

VMI Kaune yra Savanorių prospekte, bet tikėkimės, kad tau nereikės ten eiti dėl problemų. Mokesčiai yra neišvengiama verslo dalis, ir geriausia strategija – mokėti laiku ir teisingai.

Lietuvoje mažam verslui yra keletas apmokestinimo schemų. Individuali veikla su verslo liudijimu – paprasčiausia, bet ribota (tik tam tikros veiklos, pajamos iki 45,000 eurų per metus). Mažoji bendrija (MB) – populiariausias pasirinkimas, lankstesnė, galima rinktis 5% ar 15% pelno mokestį. Uždaroji akcinė bendrovė (UAB) – sudėtingesnė, bet turi privalumų, jei verslas auga.

Kuri schema tau tinkamiausia? Priklauso nuo veiklos tipo, planuojamų pajamų, ar dirbi vienas ar su partneriais. Verta pasikonsultuoti su buhalteriu ar verslo konsultantu prieš registruojantis. Kaune yra nemokamų konsultacijų galimybių – Kauno verslo inkubatorius, Kauno prekybos, pramonės ir amatų rūmai teikia pradines konsultacijas pradedantiems verslininkams.

Svarbiausi mokesčiai, kuriuos reikia mokėti: pelno mokestis (5% ar 15%, priklausomai nuo pasirinkimo), PSD (Sodra) už save ir darbuotojus, PVM (jei pajamos viršija 45,000 eurų per metus). Kiekvienam mokesčiui yra konkretūs mokėjimo terminai – juos užsirašyk, įsidėk priminimus telefone, arba leisk buhalterinei programai priminti.

Vienas dažnas klausimas – ar galima išvengti mokesčių? Atsakymas: legaliai – ne, bet galima optimizuoti. Tai reiškia naudotis visomis įstatymų leidžiamomis galimybėmis: teisingai priskirti kaštus, naudotis lengvatomis, jei tokių yra, rinktis tinkamą apmokestinimo schemą. Bet bandymas „sutaupyti” slėpiant pajamas ar išpūsdamas kaštus – kelias į problemas, kurių tikrai nenori.

Rezervas – ne prabanga, o būtinybė

Kalbant apie finansų valdymą, vienas svarbiausių dalykų – turėti finansinį rezervą. Tai pinigai, kuriuos laikai atskiroje sąskaitoje ir lieti tik ekstremalioje situacijoje.

Kiek reikia? Idealiu atveju – 3-6 mėnesių fiksuotų kaštų. Tai reiškia, jei tavo nuoma, komunaliniai, minimalūs darbo užmokesčiai ir kiti būtini mokėjimai yra 2000 eurų per mėnesį, turėtum turėti 6000-12000 eurų rezervą. Skamba daug? Taip, bet tai tas dalykas, kuris leidžia ramiai miegoti naktimis.

Kaip sukurti rezervą, jei tik pradedi? Pradėk nuo mažo. Nusistatyk tikslą – pavyzdžiui, 10% pajamų kiekvieną mėnesį atidėti į rezervą. Jei uždirbi 1000 eurų pelno, 100 eurų į rezervą. Po metų turėsi 1200 eurų – jau kažką. Po dvejų – 2400. Tai nėra greitas procesas, bet vienintelis patikimas.

Rezervas ne tam, kad investuotum į naują projektą ar nusipirktum įrangos. Jis tam, kad išgyventum, kai klientas pavėluoja sumokėti, kai sugenda įranga ir reikia skubiai remontuoti, kai netikėtai atsiranda mokestinė prievolė, apie kurią nepamanei.

Kaune veikiantys verslai 2020-2021 metais, per pandemiją, labai skaudžiai pajuto rezervo svarbą. Tie, kurie turėjo finansinę pagalvę, išgyveno. Tie, kurie gyveno „nuo algos iki algos” – daugelis užsidarė. Tai ne bauginimas, o realybė.

Kai skaičiai pradeda pasakoti istoriją

Finansų valdymas nėra tikslas pats savaime – tai įrankis, kuris padeda priimti geresnius verslo sprendimus. Kai pradedi reguliariai sekti savo finansus, pastebėsi įdomių dalykų.

Pavyzdžiui, gali atrasti, kad tam tikros paslaugos ar produktai yra daug pelningesni nei kiti. Arba kad tam tikri klientai užima daug laiko, bet moka mažai. Arba kad tavo kaštai didžiausi tam tikrą metų laiką. Visa ši informacija padeda optimizuoti verslą – daugiau dėmesio pelningoms sritims, mažiau laiko nepelningoms, geriau planuoti biudžetą.

Svarbu ne tik žinoti skaičius, bet ir juos suprasti. Koks tavo pelno maržas? Kiek kainuoja pritraukti vieną klientą? Kiek vidutiniškai klientas išleidžia? Kokia tavo sąnaudų ir pajamų proporcija? Šie rodikliai gali atrodyti per daug „korporatyvūs” mažam verslui, bet jie padeda matyti vaizdą.

Kaune yra nemokamų mokymo programų ir seminarų apie verslo finansus. Kauno verslo inkubatorius, Versli Lietuva, net kai kurios bankai organizuoja tokius renginius. Verta dalyvauti – ne tik išmoksi kažko naujo, bet ir susipažinsi su kitais verslininkais, kurie sprendžia panašias problemas.

Dar vienas naudingas įprotis – kas ketvirtį pasidaryti „finansinį check-up”. Atsisėsk su savo skaičiais ir paklausk savęs: ar verslas juda teisinga kryptimi? Ar uždirbu daugiau nei prieš ketvirtį? Ar kaštai kontroliuojami? Ar yra dalykų, kuriuos reikia keisti? Tai kaip reguliarus sveikatingumo patikrinimas, tik verslui.

Kai pinigai dirba tau, o ne tu pinigams

Geras finansų valdymas leidžia pasiekti tašką, kai nebereikia nuolat galvoti apie pinigus. Sistema veikia, skaičiai aiškūs, sprendimai priimami remiantis duomenimis, o ne jausmais ar spėlionėmis.

Tai nereiškia, kad viskas bus tobula. Bus mėnesių, kai verslas eis geriau, ir tokių, kai prasčiau. Bus netikėtų išlaidų ir prarastų klientų. Bet kai turi tvirtą finansų valdymo pagrindą, visa tai tampa valdoma, o ne katastrofiška.

Pradedantiems verslininkams Kaune patarčiau pradėti nuo trijų paprastų dalykų: atskirti asmeninius ir verslo pinigus, sukurti paprastą pinigų srautų prognozę, ir kas mėnesį peržiūrėti savo pajamas bei išlaidas. Tik šie trys įpročiai jau padės išvengti daugybės problemų.

Finansų valdymas nėra vienkartinis veiksmas, o nuolatinis procesas. Kaip sportas – pradžioje sunku, bet įpratęs jau nebegalvoji apie tai. Ir rezultatai ateina ne per naktį, bet pamažu, nuosekliai. Po metų atgal pažvelgęs stebėsiesi, kiek daug išmokai ir kaip labai pasikeitė tavo požiūris į verslo pinigus.

Verslas Kaune turi daug galimybių – auganti ekonomika, palaikanti verslininkų bendruomenė, įvairūs paramos mechanizmai. Bet visos šios galimybės nieko nereiškia, jei nesugebi valdyti savo finansų. Tai pagrindas, ant kurio stato visa kita. Investuok laiko į šį pagrindą, ir verslas tau atsilygis.