Kaip Užduočių Dėžutė padidina Kauno įmonių produktyvumą 40%: praktinis vadovas verslui

Kauno verslo aplinkoje pastaruoju metu vis dažniau girdime apie stebuklingus produktyvumo šuolius – 30%, 40%, o kartais net 50% padidėjimus. Užduočių Dėžutė, lietuviška užduočių valdymo sistema, tapo vienu iš populiariausių įrankių, kuriuo dalijasi sėkmės istorijas įvairių sektorių įmonės. Bet ar tikrai galima pasiekti tokius rezultatus, ar tai tik dar vienas marketingo triukas? Šiame straipsnyje pažvelgsime kritiškai į realius skaičius, praktinius pritaikymo būdus ir išsiaiškinsime, kas iš tiesų veikia, o kas yra tik gražios kalbos.

Kodėl dar viena užduočių valdymo sistema?

Pirmiausia reikia pripažinti akivaizdų faktą – rinkoje jau yra dešimtys, jei ne šimtai užduočių valdymo sistemų. Nuo Asana iki Trello, nuo Monday.com iki ClickUp – pasirinkimas milžiniškas. Taigi kodėl Kauno įmonės renkasi būtent Užduočių Dėžutę?

Atsakymas ne visada toks paprastas, kaip norėtume. Lietuviškos įmonės dažnai susiduria su specifinėmis problemomis: darbuotojai geriau supranta lietuvišką sąsają, klientų aptarnavimas lietuvių kalba tampa kritiniu veiksniu, o lokalus serverių išdėstymas užtikrina greitesnį veikimą ir atitiktį BDAR reikalavimams. Bet ar tai pakanka pateisinti perėjimą prie naujos sistemos?

Realybė tokia, kad daugelis įmonių naudoja Excel lenteles, WhatsApp grupes ar net lipnius lapelius ant monitorių. Šis chaosas kainuoja brangiai – prarandama informacija, dubliuojamos užduotys, o svarbiausia, niekas nežino, kas už ką atsakingas. Viena Kauno gamybos įmonė prisipažino, kad prieš diegiant bet kokią sistemą, jų projektų vadovai praleisdavo po 2-3 valandas per dieną tik ieškodami informacijos apie užduočių statusus.

Kur slypi tie 40 procentų produktyvumo?

Šis skaičius skamba įspūdingai, bet būkime sąžiningi – jis nėra universalus. Kalbėjau su keliomis Kauno įmonėmis, kurios diegė Užduočių Dėžutę, ir rezultatai labai skiriasi. Viena IT įmonė iš tiesų pasiekė 42% produktyvumo padidėjimą, bet tai buvo matuojama labai konkrečiai – užbaigtų projektų skaičiumi per ketvirtį. Kita įmonė, logistikos sektoriuje, matė tik 15% pagerėjimą.

Skirtumas slypi ne pačioje sistemoje, o tame, kaip ji diegiama ir naudojama. Įmonės, kurios pasiekė geriausius rezultatus, turėjo keletą bendrų bruožų:

• Jos pradėjo nuo aiškios dabartinės situacijos analizės – kiek laiko tikrai eikvojama neefektyviam darbui
• Skyrė konkretų asmenį ar komandą, atsakingą už sistemos diegimą ir palaikymą
• Nediegė viską iš karto, o pradėjo nuo vieno skyriaus ar projekto
• Reguliariai rinko grįžtamąjį ryšį ir koreguodavo procesus
• Nevertė darbuotojų naudoti sistemos, o parodė konkrečią naudą kiekvienam

Viena Kauno marketingo agentūra pasidalijo įdomiu atveju: jie pradėjo naudoti Užduočių Dėžutę tik klientų projektams, palikdami vidinius procesus taip, kaip buvo. Po trijų mėnesių patys darbuotojai pradėjo prašyti, kad ir vidiniai projektai būtų perkelti į sistemą, nes matė, kiek lengviau dirba su klientų užsakymais.

Praktinis diegimo planas, kuris veikia

Daugelis įmonių daro tą pačią klaidą – nuperka licencijas, surengia vieną mokymą ir tikisi, kad viskas veiks savaime. Tai neveikia. Niekada. Realistinis diegimo planas turėtų atrodyti maždaug taip:

Pirma savaitė: Nepirkite nieko. Rimtai. Pirmiausia surinkite savo komandą ir atsakykite į šiuos klausimus: Kokias konkrečias problemas sprendžiate? Kaip dabar sekate užduotis? Kur prarandate labiausiai laiko? Viena Kauno statybų įmonė praleido dvi savaites tiesiog stebėdama, kaip darbuotojai šiuo metu tvarko užduotis. Rezultatas – jie suprato, kad didžiausia problema buvo ne užduočių valdymas, o komunikacija tarp statybvietės ir biuro.

Antra-trečia savaitė: Išbandykite nemokamą versiją su vienu nedideliu projektu ar komanda. Užduočių Dėžutė, kaip ir daugelis sistemų, siūlo bandomąjį laikotarpį. Naudokite jį protingai. Pasirinkite projektą, kuris nėra kritiškai svarbus, bet pakankamai aktyvus, kad matytumėte realų naudojimą. Nekurkite sudėtingų struktūrų – pradėkite nuo paprasčiausių užduočių sąrašų.

Ketvirta-šešta savaitė: Jei testas pavyko, pradėkite plėstis, bet pamažu. Pridėkite dar vieną komandą ar projektą. Būtent šiame etape daugelis įmonių suklumpa – nori perkelti viską iš karto. Viena Kauno e-komercijos įmonė bandė per savaitgalį perkelti visus 47 aktyvius projektus. Pirmadienį buvo chaosas, o po dviejų savaičių grįžo prie senų metodų.

Antras-trečias mėnuo: Dabar jau turėtumėte matyti pirmuosius rezultatus ir suprasti, kas veikia, o kas ne. Tai geriausias laikas optimizuoti procesus. Galbūt reikia sukurti šablonus dažniausiai pasikartojančioms užduotims? Ar integruoti su kitomis sistemomis? Viena Kauno buhalterinių paslaugų įmonė šiame etape suprato, kad jiems reikia integracijos su jų naudojama apskaitos sistema – tai sutaupė dar papildomai 5-7 valandų per savaitę.

Dažniausios klaidos, kurios nužudo produktyvumą

Per pastaruosius metus stebėjau ne vieną nesėkmingą bandymą diegti užduočių valdymo sistemas. Kai kurios klaidos kartojasi nuolat, ir būtent jos atsakingos už tai, kad įmonės nepasiekia žadėtų rezultatų.

Mikromanagementas per sistemą. Kai kurie vadovai supranta užduočių valdymo sistemą kaip galimybę kontroliuoti kiekvieną darbuotojo žingsnį. Jie kuria smulkiausias užduotis, reikalauja nuolatinių atnaujinimų, stebi kiekvieną minutę. Rezultatas? Darbuotojai pradeda nekęsti sistemos ir ieško būdų, kaip jos išvengti. Viena Kauno dizaino studija prarado du gerus darbuotojus būtent dėl šios priežasties.

Per daug laukų ir informacijos. Užduočių Dėžutė leidžia pridėti daug papildomos informacijos prie kiekvienos užduoties – prioritetus, žymes, terminus, atsakingus asmenis, aprašymus, priedus. Bet tai nereiškia, kad reikia pildyti viską. Jei kiekvienos užduoties sukūrimas užima 5 minutes, niekas nenorės jų kurti. Pradėkite nuo minimumo: pavadinimas, atsakingas asmuo, terminas. Viskas kita – tik jei tikrai reikalinga.

Nėra aiškių atsakomybių. Sistema neišspręs organizacinių problemų. Jei jūsų įmonėje niekas nežino, kas už ką atsakingas, Užduočių Dėžutė to nepakeis. Prieš diegiant sistemą, įsitikinkite, kad turite aiškią atsakomybių struktūrą. Viena Kauno reklamos agentūra praleido mėnesį bandydama suprasti, kodėl sistema neveikia, kol suprato, kad problema buvo ne sistemoje – jie tiesiog neturėjo aiškių projektų vadovų.

Integracijos, kurios tikrai padidina efektyvumą

Užduočių Dėžutė, kaip ir dauguma šiuolaikinių sistemų, gali integruotis su kitais įrankiais. Bet ne visos integracijos vertos laiko ir pastangų. Štai kelios, kurios iš tiesų davė rezultatų Kauno įmonėms:

El. pašto integracija. Tai skamba nuobodžiai, bet realybėje būtent el. paštas yra viena didžiausių produktyvumo žudikių. Galimybė paversti el. laišką užduotimi vienu paspaudimu sutaupo neįtikėtinai daug laiko. Viena Kauno konsultacijų įmonė apskaičiavo, kad tik ši funkcija sutaupo apie 45 minutes per dieną vienam darbuotojui.

Kalendoriaus sinchronizacija. Kai užduočių terminai automatiškai atsiranda kalendoriuje, sumažėja praleistų terminų skaičius. Paprasta, bet veikia. Svarbu tik nesiųsti per daug priminimų – vienas ar du pakanka. Kitu atveju darbuotojai pradeda ignoruoti visus pranešimus.

Laiko sekimo įrankiai. Jei jūsų verslas skaičiuoja laiką (konsultacijos, teisinės paslaugos, IT projektai), integracija su laiko sekimo įrankiais yra būtinybė. Bet atsargiai – kai kurie darbuotojai jaučiasi nepatogiai, kai jų laikas yra sekamas. Viena Kauno IT įmonė diegė šią funkciją tik projektams, kurie yra apmokestinami pagal laiką, o ne visoms užduotims.

Kaip įtraukti skeptiškus darbuotojus

Tai galbūt svarbiausia dalis, apie kurią niekas nemėgsta kalbėti. Galite turėti geriausią sistemą pasaulyje, bet jei darbuotojai jos nenaudoja arba naudoja tik formaliai, rezultatų nebus. O pasipriešinimas naujoms sistemoms yra absoliučiai normalus.

Viena Kauno gamybos įmonė susidūrė su rimtu pasipriešinimu, kai bandė diegti Užduočių Dėžutę. Vyresni darbuotojai sakė, kad jie 20 metų dirbo be jokių sistemų ir viskas buvo gerai. Kaip jie išsprendė problemą? Nepradėjo nuo senų darbuotojų. Pradėjo nuo jaunų, technologijų išprususių žmonių, kurie greitai pamatė naudą. Po kelių mėnesių, kai senieji darbuotojai matė, kaip lengvai jaunieji tvarko užduotis ir nesikankina su Excel lentelėmis, patys pradėjo domėtis sistema.

Kitas veikiantis metodas – rasti „ambasadorius” kiekviename skyriuje. Tai turėtų būti ne vadovai, o eiliniai darbuotojai, kurie yra gerbiami kolegų ir mėgsta technologijas. Jiems suteikite papildomą mokymą, leiskite jiems tapti ekspertais ir padėti kitiems. Žmonės daug labiau pasitiki savo kolegomis nei vadovais ar išoriniais konsultantais.

Ir svarbiausia – klausykite grįžtamojo ryšio. Jei darbuotojai sako, kad kažkas neveikia ar yra nepatogu, nepamokslauk jiems apie tai, kaip turėtų būti. Pabandykite suprasti problemą ir rasti sprendimą. Viena Kauno logistikos įmonė pakeitė visą savo užduočių struktūrą po to, kai sandėlio darbuotojai pasakė, kad dabartinis būdas jiems nepatogus naudojant planšetes. Rezultatas – naudojimo lygis pakilo nuo 60% iki 95%.

Tikrasis produktyvumo matavimas

Dabar prie nepatogios tiesos – kaip iš tikrųjų matuoti tą 40% produktyvumo padidėjimą? Daugelis įmonių daro klaidą, matuodama neteisingus dalykus arba visai nematuodama.

Pirma, reikia nustatyti bazinę liniją prieš pradedant naudoti sistemą. Tai reiškia, kad turite žinoti, koks yra jūsų dabartinis produktyvumas. Kiek projektų užbaigiama per mėnesį? Kiek laiko užtrunka vidutinis projektas? Kiek užduočių praleidžia terminus? Jei nežinote šių skaičių dabar, negalėsite įrodyti jokio pagerėjimo vėliau.

Viena Kauno marketingo agentūra prieš diegdama Užduočių Dėžutę du mėnesius rinko duomenis: kiek klientų projektų užbaigiama laiku, kiek vidutiniškai užtrunka kiekvieno tipo projektas, kiek kartų klientai klausia apie projekto statusą. Po šešių mėnesių naudojant sistemą, jie galėjo tiksliai pasakyti, kad projektų, užbaigtų laiku, skaičius padidėjo nuo 67% iki 89%, o klientų užklausų apie statusą sumažėjo 55%.

Bet skaičiai ne visada pasakoja visą istoriją. Kokybiniai rodikliai taip pat svarbūs: ar darbuotojai jaučiasi mažiau streso? Ar komunikacija tarp skyrių pagerėjo? Ar klientai yra laimingesni? Viena Kauno IT įmonė pastebėjo, kad nors užbaigtų užduočių skaičius padidėjo tik 25%, darbuotojų pasitenkinimo rodiklis pakilo 40%, o tai ilgalaikėje perspektyvoje gali būti dar svarbiau.

Ką daryti, kai sistema neveikia taip, kaip tikėjotės

Būkime realistai – ne viskas visada vyksta pagal planą. Kartais sistema tiesiog neduoda lauktų rezultatų. Bet tai nereiškia, kad reikia viską mesti ir grįžti prie senų metodų. Dažniausiai problema yra ne sistemoje, o kaip ji naudojama.

Viena Kauno dizaino studija po trijų mėnesių naudojimo pastebėjo, kad produktyvumas ne tik nepadidėjo, bet net šiek tiek sumažėjo. Vietoj to, kad mestų sistemą, jie pasamdė išorinį konsultantą, kuris praleido savaitę stebėdamas, kaip jie naudoja Užduočių Dėžutę. Paaiškėjo, kad problema buvo ne sistemoje – jie tiesiog kūrė per daug smulkių užduočių ir praleisdavo daugiau laiko administruodami sistemą nei dirbdami.

Sprendimas buvo paprastas: jie pakeitė savo požiūrį ir pradėjo kurti tik reikšmingas užduotis, o smulkius dalykus tvarkė kitais būdais. Po šio pakeitimo produktyvumas pakilo 35% per du mėnesius.

Kitas dažnas scenarijus – sistema veikia gerai pirmąjį mėnesį, bet paskui naudojimas pamažu mažėja. Tai nutinka, kai nėra nuolatinio palaikymo ir mokymo. Žmonės pamiršta funkcijas, susidaro blogos įpročiai, ir pamažu visi grįžta prie senų metodų. Sprendimas: reguliarūs (bet ne per dažni) mokymai, naujienlaiškiai su patarimais, vidiniai čempionai, kurie padeda kolegoms.

Kai skaičiai tampa tikrove, o ne tik marketingu

Grįžkime prie to 40% produktyvumo padidėjimo. Ar tai įmanoma? Taip, absoliučiai. Ar tai garantuota? Tikrai ne. Ar tai priklauso tik nuo Užduočių Dėžutės? Visiškai ne.

Realybė tokia, kad produktyvumo šuolis atsiranda ne iš pačios sistemos, o iš to, kaip ji pakeičia jūsų darbo procesus. Užduočių Dėžutė yra tik įrankis – geras įrankis, pritaikytas lietuviškai rinkai, bet vis tiek tik įrankis. Tikrasis pokytis atsiranda, kai įmonė nusprendžia rimtai pažvelgti į savo darbo būdus ir juos optimizuoti.

Kauno įmonės, kurios pasiekė geriausius rezultatus, turėjo vieną bendrą bruožą – jos nenorėjo tik „įdiegti sistemos”. Jos norėjo pakeisti tai, kaip dirba. Sistema buvo tik priemonė tam pasiekti. Jos skyrė laiką procesų analizei, darbuotojų mokymui, nuolatiniam tobulinimui. Jos neieškojo stebuklingų sprendimų, o metodiškai dirbo prie mažų pagerėjimų, kurie ilgainiui virto dideliais rezultatais.

Taigi jei svarstote apie Užduočių Dėžutės diegimą savo įmonėje, pradėkite ne nuo sistemos pirkimo, o nuo klausimo: ar esame pasirengę keisti tai, kaip dirbame? Jei atsakymas taip, tuomet sistema gali tapti puikiu katalizatoriumi. Jei ne – sutaupykite pinigus ir laiką, nes jokia sistema neišgelbės įmonės, kuri nėra pasirengusi keistis.